Zu jedem Projekt gehört ein ordentlicher Detailplan.
Was soll wann und wo während der Siegerehrung passieren? Wer ist für das Catering zuständig? Und wie erreiche ich nochmal kurz den Busfahrer? Der Detailplan ist die Basis für eine erfolgreiche Durchführung vor Ort.
Ca. 1.000 Detailpläne habe ich persönlich in den letzten 12 Jahren in den Händen gehalten. Das Verhältnis „selber geschrieben“ zu „fertig vorgelegt bekommen“ ist in etwa 70:30.
Was ist wirklich wichtig? Was führt zum Frust? Wie ordne ich einen Detailplan richtig an?
Die Extreme reichen von einer Seite mit großer Schrift bis hin zu 140 Seiten in Arial, Größe 6. Gerade vor vier Wochen war ich mit einer Incentive-Gruppe in Prag. Freitag bis Sonntag, schönes Städteprogramm, ein Galaabend mit kleiner Ehrung. Der dazugehörige Detailplan hat sich über 70 Seiten erstreckt und seinem Namen alle Ehre gemacht. Es geht beim Detailplan nicht darum, ALLE Details aufzuführen! Ein Externer, z.B. das Hotel, die Technikfirma oder der Caterer muss damit arbeiten können. Daher lautet meine Faustformel: Wenn ich in 30 Sekunden die benötigte Info nicht gefunden habe, dann ist der Plan zu voll und/oder zu unübersichtlich.
Ein anderer weiterverbreiteter Fehler ist, dass Sachen im Plan stehen, die jeder mit einem gesunden Menschenverstand als völlig klar versteht. Die Info, wo der Busfahrer auf Toilette geht, interessiert mich genauso wenig, wie wann der Caterer seine Gläser poliert oder welche Sorte Reinigungsmittel die Putzfrau des Hotels benutzt.
In den letzten Jahren hat sich eine Mentalität des „Ich schreibe es mal rein und das sichert mich ab“. Frei nach dem Angsthasen-Prinzip „…na ich hab’s ja extra auf Seite 92 noch reingeschrieben, damit jeder die Info auch hat“. Alles nicht förderlich für die Sache.
Meine 11 Tipps für einen Detailplan, der in der Praxis funktioniert:
1.) Worte oder kurze Wortgruppen verwenden – keine Sätze
2.) Teilnehmerlisten alphabetisch nach Nachnamen sortieren – so finden Sie den Gast auch schnell
3.) Stand bzw. Datum der Version in Fußleiste – so sehen Sie sofort, ob Sie eine aktuelle Version haben
4.) Cateringübersicht – auf 2 oder 3 Seiten haben Sie so alle Menüs, Büffets, Weine & Co übersichtlich dargestellt
5.) Kontaktliste vollständig – Name, Adresse, Telefon, Handy und Mail
6.) Standards nicht dokumentieren – jeder weiß, wo die Toiletten im ICE sind
7.) VIPs mit Foto – so sehen alle Leistungsträger, wer ggf. Ansagen machen darf
8.) Ausdruck in A5, doppelseitig bedruckt – viel handlicher als A4
9.) Fertigstellung 7-10 Tage vor Veranstaltungs- oder Reisebeginn – richtig tief ins Detail gehen die meisten Partner/Leistungsträger sowieso erst einige Tage vorher
10.) Möglichst wenige unterschiedliche Versionen an Verteiler senden – ideal ist eine Version 10 Tage vor Start der Reise/Veranstaltung
11.) Bei großen Produktionen (z.B. 4-stündliche Ehrungsgala mit 3 Top-Acts) Regieplan von Detailplan trennen
Mein Fazit: …ist heute ein Appell an alle, die Detailpläne schreiben: Fass dich kurz und füge nur die Sachen ein, die eine echte Relevanz haben. Verabschiedet euch von Detailplänen, die nur der eigenen Absicherung dienen.
Viel Spaß beim Schreiben frischen, kurzen und wirklich informativen Detailplänen.